Maailman jokainen ihminen kohtasi uudenlaiseen haasteen vuonna 2020, kun pandemia alkoi levitä nopeasti ympäri maailmaa. Myös pelastustoimen erilaiset toiminnot kohtasivat merkittäviä haasteita, kun koronaviruksen leviäminen toi uudenlaisen uhkan yhteiskunnalle sekä toiminnan jatkuvuudelle samalla, kun se pakotti miettimään omaa toimintaa täysin uudesta näkökulmasta. Ihmiskontakteja jouduttiin maailmanlaajuisesti rajoittamaan minimiin ja arvioimaan niitä tavalla, johon nykymaailmassa, jossa palveluiden toimivuus ja helppous ovat arkipäivää, ei ole totuttu. Tämä johti myös Helsingin pelastuslaitoksella siihen, että omia toimintoja jouduttiin tarkastelemaan ja kartoittamaan uudenlaisia toimintamalleja sellaisiin paikkoihin, jossa tämä vaan oli mahdollista. Helsingin kaupungin pelastuslaitoksella päädyttiin siihen, että koulutuksia sekä palotarkastustoimintaa rajoitettiin kontaktien minimoimiseksi. Emme kuitenkaan Helsingin kaupungin pelastuslaitoksella jääneet lepäilemään laakereillamme, vaan päätimme kartoittaa uudenlaisia tapoja tehdä palotarkastuksia sekä turvallisuuskoulutusta, vaarantamatta asiakkaiden tai työntekijöiden turvallisuutta. Malleiksi jatkokehitykseen päätyivät asiakirjavalvonta sekä etävalvonta, joita lähdettiin ennakkoluulottomasti ja johtoportaan täydellä tuella kehittämään eteenpäin. Tässä blogissa käsitellään etävalvontamallia, joka mahdollistaa palotarkastusten tekemisen myös tilanteessa, jossa asiakkaan luokse ei ole syystä tai toisesta mahdollista mennä paikan päälle.
Miksi, mitä ja miten?
Ideoita ja osaamista uudenlaisten tarkastustyyppien kehittämiseksi lähdettiin hakemaan sieltä, missä asiantuntijuus palotarkastustoiminnassa on parasta Helsingin alueella - palotarkastajilta itseltään! Erilaisia ideoita syntyikin monenlaisia, mutta yhtenä kiinnostavimmista ja kehityskelpoisimmista ehdotuksista nousi esille etätyöskentelyssä esille nousseet työkalut, eli etäpalavereissa käytettävät sovellukset. Miksi tällaisia sovelluksia ei voisi etäpalaverien tapaan hyödyntää myös asiakasrajapinnassa?
Palotarkastajaryhmä, jolta tällainen etätarkastus idea lähti liikkeelle, sai perusteltua asiansa niin vakuuttavasti, että Helsingin kaupungin pelastuslaitos tarttui kehittämisideaan innolla. Tästä lähtikin liikkeelle lopulta opinnäytetyönä tehty kehittämisprojekti etävalvontamallista Helsingin kaupungin pelastuslaitokselle. Opinnäytetyön ja kehittämisprojektin tarkoituksena oli selvittää tällaisen etävalvontatoimintamallin soveltuvuutta palotarkastustoimintaan ja reunaehtoja, joilla tällaista voisi alkaa tulevaisuudessa toteuttamaan osana pelastuslaitoksen normaalitoimintaa. Mallia täytyi tietysti kokeilla raakaversiona, ennen kuin voitiin sanoa edes alustavasti, voiko tällainen tulevaisuuden idea millään tavalla toimia. Ennakkotarkastuksen toteuttikin opinnäytetyön osana alkuperäisen ideointiryhmän jäsenenä toiminut palotarkastaja, joka työn ohessa on myös ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opiskelija Laureassa. Tulokset näyttivät tämän ennakkotarkastuksen jälkeen lupaavilta! Voisiko tämä oikeasti onnistua, mennäänkö kohti uudenlaista palvelumallia?
Etätarkastusmallia testattiin ennakkotarkastuksen jälkeen pienen, palotarkastajista kootun pilotointiryhmän sisällä kahdella eri pilotointikierroksella. Kierroksia tehtiin kokeiluvaiheessa kaksi, jotta palautteista saataisi kerättyä mahdollisimman kattava alustava tietopohja mallin toteuttamisen reunaehdoista. Tämän lisäksi tutustuttiin syvemmin palotarkastukseen prosessina, sekä haastateltiin monen alan asiantuntijoita, jotta päästään käsiksi siihen, täyttääkö malli esimerkiksi lakisääteiset vaatimukset. Haastatteluja tehtiin pelastuslaitoksen omia asiantuntijoita hyödyntämällä, sillä heillä on vahva kokemus pelastustoimen tarpeista. Arvokasta apuaan tarjosivat myös ulkopuoliset asiantuntijat, joilla oli tietoa niin heillä käytössä olevista digitaalisia työkaluja hyödyntävistä malleista, kuin tietoturvallisuuden luomista reunaehdoista tarkastustoiminnalle. Myös asiakkaat pääsivät ilmaisemaan pilotointikierrosten yhteydessä oman kokemuksensa anonyymin asiakaspalautekyselyn avulla. Jokainen projektissa mukana ollut henkilö toi kehittämisprojektiin oman kallisarvoisen lisänsä.
Palautteista ja kehittämisestä kohti tulevaisuutta
Osa pelastuslaitoksen valvottavissa olevista kohteista karsiutui pois etävalvonnan testaamisesta saadun palautteen perusteella. Tulokset olivat kuitenkin kahden pilotointikierroksen jälkeen ehdottomasti lupaavia tietynlaisten kohteiden osalta. Varsinkin asiakkaat tuntuivat olevan malliin todella tyytyväisiä ja kertoivat osallistuvansa tällaiseen todella mielellään uudelleen. Etätarkastusmallin katsottiin olevan todella tehokas tapa tehdä valvontakäynti tarkastuskohteissa, jotka ovat pieniä ja yksinkertaisia. Tällöin palotarkastajan ja asiakkaan aikaa voitiin käyttää tehokkaammin ja henkilökontakteilta vältyttiin. Tämän lisäksi tarkastukselle pystyi osallistumaan ihmisiä helpommin myös kohdealueen ulkopuolelta kuin normaalisti. Vaikka tarkastuksella ei tullutkaan fyysisiä kohtaamisia, saatiin toteutettua vuorovaikutuksellisesti hyvä ja sisällöltään tarpeelliset asiat täyttävä tarkastus, jonka aikana saatiin käsiteltyä niin asiakkaan kysymykset, kuin muutkin normaaliin palotarkastukseen kuuluvat osa-alueet. Kehittämistä etävalvontamallille tulee kuitenkin tehdä vielä lisää, jotta siitä saadaan entistä toimivampi. Ongelmia etätarkastuksilla aiheuttivat esimerkiksi yhteydet sekä tietotekniikan käytön osaaminen.
Koska malli osoittautui hyväksi ja toimivaksi tavaksi tehdä tarkastuksia pienissä ja yksinkertaisissa kohteissa, halutaan mallia jatkossakin kehittää Helsingin pelastuslaitoksella eteenpäin. Kehittämistä lähdetään tekemään laajemman pilotoinnin avulla, jossa otetaan mukaan laajempi kattaus palotarkastajia sekä asiakkaita. Etävalvontamallin kehittäminen onkin tässä maailmantilanteessa suuressa roolissa, jotta voidaan taata palveluiden jatkuvuus, vaikka tilanne ei koronaviruksen kanssa helpottaisikaan ihan pian. Tulevaisuudessa etävalvontamallia voidaan mahdollisesti myös hyödyntää pelastustoiminnan oman kehitteillä olevan sovelluksen sisällä. Tämä mahdollistaa sen, että toivottavasti Helsingin kaupungin pelastuslaitos voi tarjota pian asiakkailleen nykyaikaisemman tarkastustapahtuman, asiakkaan niin toivoessa. Katseet pidetään tiukasti kohti tulevaisuutta ja mukavampia aikoja, kehittäen palveluja ennakkoluulottomasti uusia teknologioita hyödyntäen!
Kirjoittaja:
YAMK Opiskelija, Palotarkastaja Talvikki Ryynänen
talvikki.ryynanen(at)hel.fi
puh. 040 351 4306