Matka innovaatiokumppanuuteen

Syksyllä 2019 Lauri Holmström kirjoitti TUOVI-blogissaan ”Maailman paras turvallisuuden tunne?”, miten turvallisuuden tunnetta tällä hetkellä tarkastellaan, mistä se muodostuu ja millaisia katvealueita sen tarkastelussa on. Turvallisuuden tunteen seurannan, analysoinnin ja ennakoinnin kehittämiseksi lähdettiin sisäministeriössä hakemaan ratkaisua. Menetelmäksi valittiin innovaatiokumppanuus-hankintamenettely, koska tuntuma oli jo alkuvaiheessa, että ongelman muotoilussa tarvitaan yhteistyötä aiheeseen liittyvien osaajien kanssa eikä valmista ratkaisua vielä ole markkinoilla. 

Matka innovaatiokumppanuuteen on ollut yli vuoden mittainen, monipolvinen ja antoisa prosessi, jonka aikana on opittu paljon innovaatiokumppanuudesta hankintamenettelynä, puolin ja toisin eri osapuolien näkökulmista. Sisäministeriön apuna prosessissa ovat olleet Hanselin asiantuntijat Pekka Alahuhta ja Kirsi Kunnas-Leinonen. Yhteistyöhön pohjautunut prosessi alkoi kevään 2019 innovaatiohaastemuotoilulla ja kesällä toteutetulla markkinakartoituksella. Markkinakartoituksen jälkeen edettiin syksyllä kilpailutukseen. Kesäkuussa 2020 valittiin toimittajat, jotka alkavat kehittää ”proof-of-concept” ratkaisua haasteen pohjalta.

Sisäministeriön kehittämisjohtaja Harri Martikainen toteaa, että ”Hanselin apu ja osaaminen oli meille ensiarvoisen tärkeää tämän uuden hankintamallin läpiviemiseksi. Ilman heidän apuaan hanke olisi jäänyt toteuttamatta” 

Martikaisen mukaan erityisesti markkinakartoitus oli tärkeä kokonaisuus sisäministeriön oman osaamisen ja tietämyksen lisäämiseksi, ja näin paremman lopputuloksen varmistamiseksi. Martikainen on varma, että näin toteutettuna hankintaprosessi oli hyödyllisempi sekä tilaajan että tuottajien näkökulmasta.

Prosessin eteneminen ideasta ratkaisuesityksiin

Maailman paras turvallisuuden tunne -innovaatiokumppanuuden prosessissa edetään kuvassa 1 esitetyn mallin vaiheiden mukaisesti.

 

Kuva 1. Maailman paras turvallisuuden tunne -innovaatiokumppanuuden prosessi.

Prosessi käynnistyi haasteen muotoilulla työpajoissa. Ne auttoivat kirkastamaan ylätason haasteen, johon etsitään ratkaisua hankinnan kautta.

Hilma-kanavaan julkaistun tietopyynnön myötä todettiin, ettei valmista ratkaisua ylätason haasteeseen ole markkinoilla tarjolla. Sisäministeriö kiteytti vähimmäistarpeensa ja vaatimuksensa hankittavalle ratkaisulle. Sisäministeriön ja Hanselin asiantuntijat miettivät yhdessä, millaista tarjoajien osaamista tarvitaan ratkaisun toteuttamiseen. Tältä pohjalta julkaistiin osallistumishakemuspyyntö koskien turvallisuuden tunteen seurantaan soveltuvaa ratkaisua. 

Osallistumishakemuspyyntö herätti runsaasti kiinnostusta. Kovatasoisista ehdokkaista valikoitui viisi tarjoajaa neuvottelemaan hankinnasta. Kukin tarjoaja laati kirjallisen ehdotuksensa ratkaisustaan, ja esitteli ehdotuksen sisäministeriön asiantuntijaraadille. Sisäministeriö antoi kullekin tarjoajalle palautetta konseptin jatkokehittämisestä. Tilaisuus palautteen antamiseen oli yksi erittäin tärkeä elementti tässä prosessissa ja poikkesi perinteisestä julkisiin hankintoihin liitetystä ajattelumallista.

Kevään 2020 koronatilanne muodosti hankinnalle uuden haasteen. Miten toteuttaa ideoiden esittelyn ja palautteenannon vaatima vuorovaikutus? Neuvottelut toteutettiin sisäministeriön käytössä olevin etäyhteyksin, jolloin neuvottelut saatiin vietyä läpi lähes suunnitellussa aikataulussa. Neuvottelujen päätteeksi saatiin lopulliset tarjoukset, joita arvioitiin hankintayksikön asettamien valintakriteerien mukaisesti. Jälkikäteen ajatellen valintakriteereiden laatiminen koettiin haastavaksi: kriteeristön pohtimiseen tulee varata huolella aikaa, jotta valinta kohdistuu lupaavimpiin tarjouksiin. 

Julkiset hankinnat mielletään toisinaan raskaiksi ja byrokraattisiksi prosesseiksi. Välillä työläytensä osoittanut innovaatiokumppanuus-hankintaprosessi haastoi konventioita. Projektiryhmälle oli ilahduttavaa ja palkitsevaa nähdä, miten tarjoajien ratkaisuesitykset kehittyvät prosessin myötä annetun palautteen seurauksena. Valinnan jälkeen on kutkuttavaa päästä seuraamaan valmistelutyön hedelmiä, nähdä vihdoin proof-of-conceptin kehittelytyötä ja olla mukana ratkaisujen valmistelussa. Jännitys tiiviistyy kohti syksyä, kun proof-of-conceptit nähdään toiminnassa. Proof-of-conceptien perusteella voidaan valita toinen ratkaisuista kehitettäväksi tuotantokäyttöön.
Odotamme innolla, miten ratkaisu palvelee meitä ja laajemmin yhteiskunnallisesti turvallisuuden tunteen tarkastelussa ja sisäisen turvallisuuden palvelujen ja toimenpiteiden suunnittelussa.

Miksi innovaatiokumppanuus?

Ratkaisun hankinta on ollut sisäministeriölle oppimisprosessi, jonka kautta pystytään muodostamaan oma toimintamalli innovatiivisten ratkaisujen hankinnoille. Kaikki matkan varrella jo nyt saadut kokemukset ovat olleet hyödyllisiä ja toivottavasti nämä kannustavat myös muita toimijoita kokeilemaan menettelyä. 

Helmikuusta lähtien hankinnassa mukana ollut erityisasiantuntija Leena Seitovirta kertoo, että tavanomaiseen, avoimella menettelyllä toteutettavaan hankintaan nähden prosessi on aikaa vievä, mutta sen dialogisuus ja iteratiivisuus kuitenkin rikastavat tarjouspyyntöä ja auttavat kirkastamaan molemminpuolisesti, mitä ollaan hakemassa.

Prosessi mahdollistaa myös tarjoajille ideoiden hiomisen: tarjousten jatkotyöstön ja molemminpuolisen oppimisen myötä voi tulla yllätyksiä. Valmius vastaanottaa ideoita, kuunnella ja tarvittaessa haastaa itseään ovat innovatiivisen hankinnan kulmakiviä.

Seitovirta uskoo, että innovatiivinen kumppanuus mahdollistaa vaikuttavampien hankintojen tekemisen, koska hankittava ratkaisu kypsyy ja muotoutuu yhteistyössä hankintaprosessin aikana. 

Vinkkejä ja motivaattoreita innovaatiokumppanuuteen

Hankintaprosessia läpivievässä tiimissä on hyvä olla mukana sekä hankinnan substanssiosaajia että hankinta-asiantuntijoita. Eduksi on, jos innovatiiviset hankinnat ovat ainakin jollekin jo entuudestaan tuttuja. Prosessin edetessä nousee esille monenlaisia kysymyksiä, ja aiemmat, tavanomaiset hankinnat eivät välttämättä tarjoa suoria vastauksia. Tarvitaan hyvä tiimi, joka voi yhdessä ratkoa haasteita. 

Innovaatiokumppanuuteen kuuluvat kahdenväliset neuvottelut hankintaprosessiin sisältyvän neuvottelumenettelyn muodossa. Yhteinen tiedotustilaisuus kaikille tarjoajille neuvottelujen alussa osoittautui tehokkaaksi keinoksi kuvata kaikille osallistujille yhdellä kertaa hankinnan taustaa, reunaehtoja ja motivaattoreita.

Monivaiheinen hankintaprosessi voi olla työläs tarjoajille. Tällöin prosessi toimii myös karsivana: jäljellä ovat lopulta hankkeesta aidosti kiinnostuneet tahot. Hankintayksikön on hyvä varoa tarjoajien ylityöllistämistä, miettiä, millaista informaatiota tarjoajilta kulloinkin tarvitaan, ja pitää tarjoajat ajan tasalla prosessin etenemisestä.

Haastemuotoisena tai ongelmalähtöisenä toteutettu innovaatiokumppanuus sisältää sopimusjuridisen haasteen: sopimusluonnoksia voi olla vaikea laatia tarkasti silloin, kun ei tarkoin tiedetä, millaiseen ratkaisuun lopullinen hankinta kohdistuu. Ehdot on syytä kirjoittaa siten, etteivät ne tarpeettomasti rajaa tarjoajien ratkaisuesityksiä. Huomioi myös ratkaisun immateriaalioikeudet: parhaimmillaan innovaatiokumppanuuteen sisältyvä, yhdessä tehtävä kehitystyö on kehittävän yrityksen hyödynnettävissä jopa vientituotteeksi asti.  

Suosittelemme myös miettimään etukäteen, paljonko ratkaisuun ollaan valmiita budjetoimaan rahaa ja aikaa, sekä millaiseksi muodostuu ratkaisun elinkaari. Ratkaisujen vertailu on mielekästä, kun ratkaisut ovat laajuudeltaan yhteismitallisia ja toteutettavissa samansuuruisin kustannuksin. Hankinta-asiakirjoihin on hyvä kirjata myös se, missä määrin hankintayksikön panokset ovat enimmillään käytössä ratkaisun kehitystyöhön. Ratkaisun elinkaaren voi budjettiraamin puitteissa suunnitella pitkäksikin: jos yhteiskehittämisen tuloksena syntyy loistava lopputulos, voi sitä hyödyntää pitkään.

Innovaatiokumppanuutta harkittaessa ratkaisu rajautuu usein tuotteeksi tai palveluksi. Tarjoajia voi kuitenkin rohkaista esittämään ideoita vapaasti: ratkaisu voi olla muutakin kuin esimerkiksi tavanomainen ohjelmisto.

Hyödynnä innovaatiokumppanuuteen liittyvää hankintayksikön ja tarjoajan kahdenvälistä suhdetta. Hankintayksikkö kuulee tarjoajien ratkaisuista ja ideoista; samalla hankintayksikkö voi viestiä markkinoille tekemisestään ja toiminnastaan. 

Innovaatiokumppanuus voi näyttäytyä kulttuurinmuutoksena perinteiseen hankintaan tottuneelle virastolle, ja sitä se onkin. Innovatiivisissa hankinnoissa korostuu julkisen sektorin asiakkaan merkitys pilotoijana, referenssinä, fasilitoijana uuden luomiselle yrityskentässä, ja uusien, kansainvälisten vientituotteiden sparraajana. 

Pekka Alahuhta
Johtava konsultti, TkT
Hansel Oy
@PekkaAlahuhta

Hanna-Miina Sihvonen
Erityisasiantuntija, FT
Sisäministeriö
@SihvonenHM