TUOVIin voi tehdä työtiloja matalalla kynnyksellä. Ei tarvitse olla suuri hanke tai laaja projekti. Työtilan voi perustaa vaikka vain yhdeksi päiväksi pienempiäkin tehtäviä varten. Työtilan voi aina poistaa sen jälkeen, kun tehtävä on tehty tai sitten vaihtoehtoisesti arkistoida myöhempää käyttöä varten.
TUOVIn työtilatoiminto on tarkoitettu kaikille rekisteröityneille TUOVI-käyttäjille. Työtilojen tarkoituksena on tarjota turvallisuusaiheisille verkostoille, työryhmille, hankkeille ja muille yhteenliittymille ilmainen yhteinen alusta sähköiseen yhteistyöhön. Tähän sisältyy mm. materiaalin jakaminen, keskustelut ja yhteiset tehtävälistat. Työtiloja voi perustaa kuka tahansa rekisteröitynyt TUOVI-käyttäjä. Perustajasta tulee automaattisesti työtilan ylläpitäjä, joka voi mm. kutsua muita käyttäjiä työtilaan ja poistaa käyttäjiä työtilasta. Ylläpitäjä voi myös antaa muille työtilan jäsenille ylläpitäjäoikeudet.
TUOVI on tarkoitettu turvallisuuden kanssa ammatikseen tai vapaaehtoisesti työskenteleville. Näin ollen työtilojen tarkoituksena tulee olla turvallisuuden edistäminen, ymmärtäminen tai tutkiminen jollakin tavoin. Epäselvissä tilanteissa kannattaa verrata työtilan tarkoitusta teemalistaan. Jos löytää yhden tai useamman teemasanan, joka sopii työtilaan, on työtila varmastikin oikeassa paikassa TUOVIssa. Epäselvissä tapauksissa voi aina olla yhteydessä käyttäjätukeen sähköpostitse ([email protected]) tai TUOVIn palaute-napilla.
Sen lisäksi, että työtiloissa ei luonnollisestikaan saa säilyttää, jakaa tai linkittää laitonta aineistoa (ml. keskustelut), odotamme, että työtiloissa toimitaan rakentavasti, muita kunnioittavasti, asiallisesti ja aihepiirissä pysyen. Työtilojen materiaalin ja toiminnan laillisuudesta ja asianmukaisuudesta vastaa ensisijaisesti työtilan ylläpitäjä. Väärinkäyttötapauksissa voi ottaa yhteyttä ensiksi työtilan ylläpitäjään. Mikäli asia ei tätä kautta ratkea tai jokin muu syy sitä edellyttää, voi olla suoraan yhteydessä käyttäjätukeen. Yhteydenotot käyttäjätukeen voidaan käsitellä niin, että ilmoittajan henkilöllisyys ei ilmene mahdollisissa jatkotoimissa.
TUOVI tuotetaan samoissa turvallisissa ympäristöissä kuin missä monet muut valtionhallinnon julkisessa internetissä olevat palvelut. Tämä tarkoittaa sitä, että teknisesti TUOVI on hyvin vahvasti suojattu. TUOVIn työtilojen, joissa keskustelut käydään ja esimerkiksi materiaaleja jaetaan, näkymät on tarkasti rajattu niille TUOVI-käyttäjille, jotka ovat työtilojen jäseniä - kunhan kyseessä on suljettu työtila. Julkiseksi asetettujen työtilojen tietoja pääsevät tarkastelemaan (mutta ei muokkaamaan) myös työtilaan kuulumattomat TUOVI-jäsenet. TUOVIin kirjautumattomat käyttäjät eivät näe mitään työtiloja. Työtiloissa käsiteltävän aineiston turvallisuus on viime kädessä aineiston omistajan ja työtilan ylläpitäjän käsissä. Korkeasta teknisestä suojauksesta huolimatta palvelulupauksemme onkin, että TUOVIn työtiloissa voi vapaasti käsitellä ei-julkista aineistoa, kuten erilaista valmisteluaineistoa, keskusteluja ja pohdintaa, mutta siellä ei tule käsitellä lain mukaan salassa pidettävää aineistoa.
Lähetä tiedot tapahtumastanne TUOVIn ylläpitoon sähköpostitse [email protected] . Viemme tapahtumasi TUOVIin, jossa se sitten ajankohdan lähestyessä nousee TUOVIn etusivulle. Tapahtumat -sivusto on TUOVIn julkisella puolella ja sen näkevät myös kirjautumattomat henkilöt. Samalla tavalla voit tuoda myös julkaisusi tai uutisesi Tuoviin. Lähetä aineiston lisäksi myös yhteystietosi, mikäli ylläpidolla tulee asian lisätiedoista jotain kysyttävää.
Teemat on pyritty löytämään niin, että useimmat sisäisen turvallisuuden asiasanat sisältyisi johonkin niistä. Voit kuitenkin ehdottaa uusia teemasanoja lähettämällä palautteen sivuston alalaidassa näkyvällä keltaisen kirjekuorikuvakkeen kautta. Käymme ajoittain läpi teema-sanaston muokkaamistarpeita. Vuoden vaihteen jälkeen TUOVIin on tulossa hashtag-toiminto, jolla voi itse määritellä tarvittavat hakusanat teemasanojen lisäksi.
TUOVIn etusivun oikeassa yläkulmassa on Kirjaudu- painike. Sen takaa löytyy valinta Salasana unohtunut, jonka kautta saat uuden salasanan.
Sisäisen turvallisuuden portaalin käyttäjien rekisteröintitiedot tarvitaan portaalin asiakassuhteiden hoitamiseen. Käyttäjä luo käyttäjätunnuksen kirjautuakseen tai kirjautuu olemassa olevalla sosiaalisen median tunnuksella, jonka jälkeen hänen käytössään on työtilat, joihin hänelle on annettu jäsenyys tai ylläpito-oikeus. TUOVI-portaali ei luovuta jäsenrekisterin tietoja TUOVIn ulkopuolelle eikä tietoja käytetä TUOVIin liittymättömissä markkinointitarkoituksissa. Rekisteröinyt jäsen voi milloin tahansa halutessaan poistaa profiilinsa TUOVIsta.
TUOVIn sivuilla oikeassa alakulmassa on keltainen kirjekuorikuvake, jota painamalla pääsee palautevalikkoon. Toinen keino on lähettää sähköpostia TUOVIlle osoitteeseen [email protected]. 24/7 -palvelua TUOVIlla ei ole, viesteihin vastataan viimeistään seuraavan virkapäivän aikana.