Hyppää sisältöön

Löydät tältä sivulta ohjeita rekisteröityneiden TUOVIn puolella toimimiseen. Pääset haluamaasi ohjeeseen suoraan alla olevasta listasta. 

Yleisiä ohjeita:


Työtiloihin liittyviä ohjeita:

Yleisiä ohjeita:

Näin muutat ilmoitusten asetuksia (kaikki jäsenet)

TUOVI ilmoittaa sinulle, kun työtiloissa, joissa olet jäsenenä tai ylläpitäjänä, tapahtuu jotain tai kun TUOVIn ylläpitäjät ovat julkaisseet jotain. Pääset muokkaamaan ilmoitusasetuksia seuraavalla tavalla: 

  1. Klikkaa yläpalkin oikeassa reunassa olevaa Kilikello-kuvaketta. 
  2. Klikkaa aukeavan ikkunan oikeassa yläreunassa olevaa Ratas-kuvaketta. 
  3. Määritä, mistä asioista haluat ilmoituksia. 
  4. Tallenna muokkauksesi klikkaamalla TALLENNA-painiketta.

Ilmoituksia ei voi valita työtilakohtaisesti. Ilmoituksia kehitetään niin, että voit tulevaisuudessa määrittää työtilakohtaisuuden ja myös sen, mistä asioista saat sähköposti-ilmoituksen.

Näin luot tapahtuman (kaikki jäsenet)

  1. Voit aloittaa tapahtuman luomisen kolmella tavalla:
    a. Klikkaa yläpalkista TAPAHTUMAT-tekstiä, vieritä ikkunanäkymää hieman alaspäin, ja klikkaa LISÄÄ TAPAHTUMA -painiketta.
    b. Klikkaa yläpalkista OMA TUOVI -tekstiä, valitse OMAT TAPAHTUMAT -välilehti, vieritä ikkunanäkymää hieman alaspäin, ja klikkaa LISÄÄ TAPAHTUMA-painiketta.
    c. Mene työtilaan, johon haluat liittää tapahtuman, valitse välilehti TAPAHTUMAT, ja klikkaa LISÄÄ TAPAHTUMA -painiketta.
  2. Sinulla on nyt auki ikkuna, johon pitää syöttää tapahtuman tietoja. Valitse ensin työtila, jonka nimissä teet tapahtuman. Huomaa, että voit luoda tapahtuman myös ilman työtilalinkitystä.
  3. Valitse tapahtuman näkyvyys: Julkinen kaikille, Julkinen TUOVIn jäsenille tai Yksityinen. Löydät selitykset siitä, mitä eroa näillä valinnoilla on, viemällä kohdistimen sanojen vieressä olevan kysymysmerkkikuvakkeen päälle. 
  4. Täytä ainakin kaikki tähdellä (*) merkityt kentät.  
  5. Kun olet täyttänyt kaikki tarvitut tiedot, klikkaa LUO TAPAHTUMA -painiketta. 
  6. Jos yrität luoda tapahtumaa ja sisältöä puuttuu jostain pakollisesta kentästä, järjestelmä ilmoittaa virheestä. Tässä tapauksessa myös aiemmin tuomasi kuva katoaa, ja sinun pitää ladata se uudestaan. 

Huomaa, että ”Julkinen kaikille” -tapahtuma vaatii TUOVIn ylläpitäjien hyväksynnän. He käsittelevät julkaisupyynnön viimeistään seuraavana arkipäivänä. Sinulle tulee sähköpostiviesti, kun tapahtuma on käsitelty. 

Näin muokkaat tapahtumaa tai poistat sen (kaikki jäsenet)

Voit muokata tapahtuman tietoja ja aikaa julkaisun jälkeen. Löydät tapahtumat usealla tavalla, mutta kerromme tässä sinulle helpoimman ja nopeimman.

  1. Klikkaa yläpalkista OMA TUOVI tekstiä.
  2. Valitse OMAT TAPAHTUMAT -välilehti.
  3. Etsi tapahtumalistauksesta tapahtuma, jota haluat muokata, ja klikkaa oikealla olevaa Lisätoiminnot-painiketta. Painike on ympyrä, jossa on kolme pistettä, ja se on samassa linjassa, kuin tapahtuman otsikko.
  4. Klikkaa painiketta, ja valitse joko ”Muokkaa” tai ”Poista”.
  5. Tee tarvittavat muutokset ja klikkaa TALLENNA-painiketta. Vaihtoehtoisesti valitse ”Poista” ja varmista vielä poisto klikkaamalla OK. 
  6. Jos muokkaat ”Julkinen kaikille” -tapahtumaa, muutokset tallentuvat myös julkaistuun tapahtumaan. 

Näin etsit yhteistyökumppaneita TUOVIsta (kaikki jäsenet)

TUOVIssa oli tämän ohjetekstin kirjoittamisen aikaan tammikuussa 2023 lähes 2100 rekisteröitynyttä jäsentä. Heidän joukossaan on eritaustaisia sisäisen turvallisuuden toimijoita ja valtavasti osaamista ja tietoa. Sinun kannattaa hyödyntää tätä joukkoa, ja etsiä heistä yhteistyökumppaneita niin työtilaasi, projektiisi kuin vaikkapa yleisempään ajatusten vaihtoon. 

  1. Klikkaa yläpalkin HENKILÖT tekstiä.
  2. Eteesi aukeaa näkymä, jossa on hakutoimintoja ja niiden alapuolella ”henkilökortteja”. Voit rajata korteista näkyviin vain tietyt kortit tai järjestää kaikki kortit haluamaasi järjestykseen.
  3. Henkilökorttien rajaaminen: Voit etsiä TUOVIn jäsenistä tietynlaisia ihmisiä vapaasanahaulla (= kirjoittamalla hakusanan/-sanoja hakusanakenttään) sekä asettamalla henkilöille alueeseen, sektoriin, toimialaan tai TUOVIn teemasanoihin liittyviä rajauksia. Jos kaikki rajaukselle määrittämäsi rajausehdot täyttyvät (esim. vapaasana, sektorivalinta ja kunta tieto täsmäävät), TUOVI näyttää sinulle nämä ihmiset listana. Vinkki: jos listaukseen ei löydy yhtään ihmistä, kokeile rajata vain tärkeimmät asiat – esimerkiksi valitse vain kunta- ja toimialatieto.  
  4. Henkilökorttien järjestäminen: Jos et tiedä, ketä etsit, voit selailla kaikkia TUOVIn jäseniä. Voit järjestää kortit etunimen, sukunimen tai organisaation mukaan aakkosjärjestykseen tai näyttää ne rekisteröitymispäivämäärän mukaisessa järjestyksessä. 
  5. Kun olet löytänyt kiinnostavan henkilön, klikkaa henkilön nimeä, jolloin siirryt hänen sivulleen. Löydät sieltä mm. kuvaustekstin, tietoja erikoisosaamisesta ja yhteystiedot. (Tämä tietysti edellyttää, että henkilö on kirjannut nämä tiedot.)
  6. Jos haluat kutsua tuon ihmisen ylläpitämääsi työtilaan, katso ohjeet täältä. Huomaa, että vain työtilan ylläpitäjät voivat kutsua jäseniä työtiloihin.

 

Työtiloihin liittyviä ohjeita:

Näin lähetät liittymispyynnön työtilaan (kaikki jäsenet)

Voit halutessasi pyytää jäsenyyttä johonkin tiettyyn työtilaan. Se tapahtuu liittymispyynnön tekemisellä.

  1. Klikkaa yläpalkissa olevaa TYÖTILAT tekstiä. 
  2. Valitse KAIKKI TYÖTILAT -välilehti.
  3. Etsi työtila joko hakusanalla HAE-kentästä tai järjestämällä työtilat esimerkiksi aakkosjärjestykseen.
  4. Kun olet löytänyt etsimäsi työtilan, klikkaa työtilakortissa olevaa työtilan otsikkotekstiä. 
  5. Jos työtila on sallinut liittymispyyntöjen tekemisen, näet työtilan esittelytekstin alapuolella tumman laatikon, jossa on LIITY-painike. Klikkaa tuota painiketta.
  6. Työtilan ylläpitäjälle lähtee tieto, että olet pyytänyt työtilaan liittymistä. Ylläpitäjä saa asiasta sähköpostin ja pyyntö näkyy myös hänen OMA TUOVI / ILMOITUKSET-välilehdellä.
  7. Kun ylläpitäjä on käsitellyt pyyntösi, saat asiasta ilmoituksen TUOVIn notifikaatiojärjestelmään. Voit tarkistaa ilmoituksen kilikellokuvaketta klikkaamalla. 
  8. Uusi työtila löytyy nyt omista työtiloistasi. Pääset omiin työtiloihin esimerkiksi klikkaamalla OMA TUOVI / OMAT TYÖTILAT -välilehteä. 
  9. Jos työtilan ylläpitäjä hylkää pyyntösi, saat asiasta sähköpostiviestin. 

Näin hyväksyt tai hylkäät työtilasta tulleen liittymiskutsun (kaikki jäsenet)

Työtilojen ylläpitäjät voivat kutsua TUOVIn jäseniä ylläpitämiinsä työtiloihin. Katso kutsumisohje täältä. 

  1. Jos olet saanut kutsun johonkin työtilaan, saat asiasta sähköposti-ilmoituksen.
  2. Kun olet kirjautunut TUOVIin, näet OMA TUOVI / ILMOITUKSET -välilehdellä ilmoituksen, jossa on tieto työtilasta, jonne sinut on kutsuttu sekä "Hyväksy" ja "Hylkää" painikkeet. Samat painikkeet ovat OMA TUOVIn lisäksi myös kyseisen työtilan esittelysivulla niin kauan, kunnes olet hyväksynyt tai hylännyt kutsun. 
  3. Jos klikkaat "Hyväksy" painiketta, työtila listautuu OMA TUOVI / OMAT TYÖTILAT -välilehdelle. 
  4. Jos hylkäät kutsun, kutsu katoaa ja työtila listautuu edelleen yläpalkin TYÖTILAT / KAIKKI TYÖTILAT -välilehtinäkymään.

Näin eroat työtilasta (kaikki jäsenet)

  1. Jos haluta erota työtilasta, mene sinne työtilaan, josta haluat erota. 
  2. Klikkaa työtilan esittelytieto-osassa oikealla olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä).
  3. Valitse "Eroa työtilasta".
  4. Järjestelmä varmistaa, haluatko varmasti erota työtilasta. Jos olet varma, klikkaa OK.

Näin luot työtilan (kaikki jäsenet)

Kaikki TUOVIn jäsenet voivat luoda työtiloja. Voit luoda sellaisen lyhyeen tai pidempään käyttöön. Käyttötarkoituksen määrittelet sinä itse.

  1. Klikkaa yläpalkista LUO UUSI TYÖTILA tekstiä. 
  2. Kirjoita avokenttään työtilan nimi. Voit vaihtaa nimeä vielä myöhemmin. 
  3. Valitse tämän jälkeen työtilan käyttöliittymäkieleksi joko Suomi tai Englanti ja klikkaa LUO TYÖTILA -painiketta. 
  4. Työtila on nyt luotu. Seuraavaksi sinun pitää kirjata työtilan tiedot. Siitä kerrotaan seuraavassa ohjeessa.

TUOVIn käyttöliittymää ja sisältöjä käännetään tällä hetkellä ruotsin kielelle. Tulevaisuudessa voit valita käyttöliittymäkieleksi myös ruotsin. Käännökset tulevat ensin julkisen puolen sisältöihin ja sen jälkeen myös kirjautuneiden puolelle.

Näin kirjaat työtilan tiedot (vain työtilan ylläpitäjät)

  1. Klikkaa työtilan nimen oikealla puolella sijaitsevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä) ja valitse valikosta ”Muokkaa”. 
  2. Täytä tyhjät kentät. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. 
  3. TALLENNA tiedot. 
  4. Saat äsken luomasi työtilatekstit näkyviin klikkaamalla Lisätoiminnot-painikkeen vasemmalla puolella olevaa LAAJENNA tekstilinkkiä.

Näin vaihdat työtilan kuvan (vain työtilan ylläpitäjät)

  1. Jos haluat vaihtaa työtilan oletuskuvan johonkin toiseen, sinun pitää ensin tuoda haluamasi kuva työtilan MATERIAALIT-välilehdelle.
  2.  Mene MATERIAALIT-välilehdellä, klikkaa LISÄÄ TIEDOSTO -painiketta ja tallenna työtilaan haluamasi kuva. Tiedoston maksimikoko on 50 megatavua.
  3.  Klikkaa nyt työtilan nimen oikealla puolella olevaa Lisätoiminnot-painiketta, ja valitse ”Vaihda kuva”. 
  4. Aktivoi aukeavasta ikkunasta ”Käytä omaa kuvaa” valinta ja valitse haluamasi kuva ponnahdusvalikosta. 

Näin muutat työtilan statusta (vain työtilan ylläpitäjät)

TUOVIn työtiloilla on kolme niin sanottua statustilaa: valmisteilla, aktiivinen ja arkistoitu. Nämä vaihtoehdot kuvaavat sitä, missä vaiheessa työtilan aktiivisuus on. Valmisteilla tarkoittaa, että työtila on vielä rakennusvaiheessa, aktiivinen sitä, että työtilaa käytetään ja arkistoitu sanan mukaisesti sitä, että työtila ei ole enää käytössä vaan arkistoitu mahdollista myöhempää käyttöä varten. Työtilan status kannattaa vaihtaa vastaamaan työtilan todellista tilaa.

  1. Kun työtila luodaan, työtilan status on automaattisesti ”valmisteilla” niin kauan, kunnes status vaihdetaan.
  2. Voit vaihtaa statuksen ”aktiiviseksi” klikkaamalla työtilan nimen oikealla puolella olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä) ja valitsemalla ”Käynnistä työtila”. Huomaa, että et voi enää palauttaa työtilaa takaisin ”valmisteilla” tilaan.
  3. Kun ette enää käytä työtilaa, klikkaa Lisätoiminnot-painiketta ja valitse ”Arkistoi työtila”. Työtila jää näkyviin työtilojen listaussivulle, mutta sitä ei voi enää käyttää aktiivisesti. 
  4. Jos haluat ottaa työtilan uudestaan käyttöön joskus myöhemmin, klikkaa Lisätoiminnot-painiketta ja valitse ”Avaa työtila uudelleen”.

Näin poistat työtilan (vain työtilan ylläpitäjät)

  1. Jos ette enää tarvitse työtilaa, voit poistaa sen. Huomaa, että et voi tämän jälkeen enää palauttaa työtilaa! Edes TUOVIn ylläpitäjät eivät voi palauttaa sitä. 
  2. Klikkaa työtilan nimen oikealla puolella olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä) ja valitse ”Poista työtila”. 
  3.  Järjestelmä pyytää sinua varmistamaan poiston. Jos olet varma poistamisesta, klikkaa OK.
  4. Työtila ja kaikki sen sisältämät aineistot, keskustelut ja tehtävät ovat nyt kadonneet järjestelmästä. 

Muista nämä, jos arkistoit tai poistat työtilan (vain työtilan ylläpitäjät) 

Työtilan arkistoiminen tarkoittaa sitä, että työtila arkistoidaan ja se löytyy edelleen TUOVIsta. Voit halutessasi aktivoida työtilan uudestaan käyttöön. Työtilan näkyminen säilyy ennallaan, mutta työtilassa ei voi enää työskennellä (esim. ei voi käydä keskustelua tai muokata tiedostoja). Yksityisen työtilan sisällön näkevät edelleen työtilan jäsenet ja julkisen työtilan sisällön kaikki TUOVIn rekistereityneet jäsenet. 

  1. Jos päätät arkistoida työtilan, tee ensin ”loppusiivous”.
  2. Käy läpi kaikki työtilan välilehdet ja poista tarpeettomat keskustelut, materiaalit ja tehtävät.
  3. Jos työtilassa on keskeneräisiä liittymispyyntöjä, viimeistele ne: hyväksy tai hylkää pyynnöt.
  4. Jos työtilassa on kutsuun vastaamattomia ihmisiä (näet ne JÄSENET-välilehdeltä ”Kutsutut käyttäjät” otsikon alta), poista kutsu klikkaamalla henkilökortissa olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä) ja valitse ”Poista kutsu”. 
  5.  Jos sinä olet työtilan ainoa ylläpitäjä, anna ylläpito-oikeus myös jollekin työtilan jäsenistä. Valitse jäsen ja klikkaa henkilökortin Lisätoiminnot-painiketta, ja valitse ”Aseta ylläpitäjäksi”. Suosittelemme tätä sen vuoksi, että työtilan uudelleen aktivoiminen tai lopullinen poistaminen ei jää yksin sinun varaasi.
  6. Työtilan siivouksen jälkeen voit arkistoida työtilan. Klikkaa työtilan esittelysivun oikeassa reunassa olevaa Lisätoimi nnot-painiketta ja valitse ”Arkistoi työtila”. 
  7. Työtila on nyt arkistoitu. Se näkyy edelleen, mutta sitä ei voi aktiivisesti käyttää. Löydät ohjeet työtilan aktivoimiseen ohjeesta 1d. (linkki ohjeeseen)

Työtilan poistaminen tarkoittaa sitä, että työtila ja kaikki sen sisällöt poistetaan TUOVIn järjestelmästä. Työtilaa ei voi sen jälkeen enää palauttaa. Edes TUOVIn ylläpitäjät eivät pysty siihen.

  1. Jos päätät poistaa työtilan, käy ensin läpi työtilan välilehtien sisällöt ja tallenna itsellesi kaikki tarpeellinen. 
  2. Kun olet tallentanut sen minkä tarvitset, klikkaa työtilan esittelysivulla oikeassa reunassa olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä). Valitse ”Poista työtila”.
  3.  Järjestelmä haluaa varmistaa työtilan poistamisen. Jos olet varma poistamisesta, klikkaa OK.
  4. Nyt työtila on poistettu - sitä eikä sen sisältöjä ei ole enää olemassa.

Ota tämä huomioon, jos eroat työtilasta, jonka ylläpitäjä olet

Voit erota työtilasta työtilan ylläpitäjänä samalla tavalla kuin työtilan jäsen (Katso työtilasta eroamisen ohje täältä). Ylläpitäjänä sinun pitää kuitenkin huomioida se, että jos olet työtilan ainoa ylläpitäjä eikä työtilaa voi tai kannata poistaa, sinun pitää antaa ylläpito-oikeudet jollekin työtilan jäsenelle! (Katso ylläpito-oikeuden antamisen ohje täältä). Jos työtilalla ei ole yhtään ylläpitäjää, työtila tulkitaan hylätyksi ja TUOVIn ylläpitäjä voi poistaa sen. 

Näin kutsut henkilöitä työtilaasi (vain työtilan ylläpitäjät)

Voit kutsua ihmisiä työtilaasi kahdella tavalla, joko lähettämällä työtilasta (yhteis)kutsun tai kutsumalla yksittäisen TUOVIn rekisteröityneen jäsenen hänen henkilösivunsa kautta. 

Näin kutsut useamman ihmisen samalla kertaa työtilaasi

  1. Klikkaa työtilan nimen oikealla puolella olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä) ja valitse ”Kutsu työtilaan”.
  2. Kirjoita kutsuttavien ihmisten sähköpostiosoitteet aukeavan ikkunan ensimmäiseen avokenttään. Erota osoitteet toisistaan pilkulla tai puolipisteellä (;).
  3. Muokkaa halutessasi sähköpostin aihetta ja viestiä. Kutsuun tulee automaattisesti työtilan ja sinun nimesi.
  4. Klikkaa LÄHETÄ-painiketta.
  5. Näet kutsuttujen ihmisten henkilökortit työtilan JÄSENET-välilehdellä otsikon ”Kutsutut käyttäjät” alla. Kun henkilö on hyväksynyt kutsun, hänen henkilökorttinsa siirtyy otsikon ”Jäsenet” alle.
  6. Jos haluat peruuttaa kutsun, klikkaa kyseisen henkilön henkilökortissa olevaa Lisätoiminnot-painiketta ja valitse ”Poista kutsu”.

Näin kutsut yksittäisen TUOVIn jäsenen työtilaasi

  1. Jos haluat kutsua yksittäisen jo rekisteröityneen ihmisen, etsi ensin hänen henkilökorttinsa. Klikkaa yläpalkin HENKILÖT tekstiä.

  2. Kun olet löytänyt oikean henkilön henkilökortin, klikkaa hänen nimeänsä.

  3. Olet nyt henkilön kuvaussivulla. Klikkaa esittelytekstin alapuolella olevaa KUTSU-painiketta. 

  4. Valitse painikkeen alapuolelle aukeavasta vetovalikosta se työtila, jonne haluat henkilön kutsua.

  5. Muokkaa halutessasi kutsun aihetta ja viestiä. Tähän viestiin ei tule automaattisesti työtilan nimeä, sinun nimesi sen sijaan tulee. 

  6.  Klikkaa LÄHETÄ-painiketta.

  7. Näet kutsuttujen ihmisten henkilökortit työtilan JÄSENET-välilehdellä otsikon ”Kutsutut käyttäjät” alla. Kun henkilö on hyväksynyt kutsun, hänen henkilökorttinsa siirtyy otsikon ”Jäsenet” alle.

Näin poistat jäsenen työtilastasi (vain työtilan ylläpitäjät)

  1. Jos haluat poistaa jäsenen työtilasta, mene JÄSENET-välilehdelle ja etsi kyseisen henkilön henkilökortti.
  2. Klikkaa henkilökortin oikeassa reunassa olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä) ja valitse ”Poista työtilan jäsenyys”.
  3. Järjestelmä pyytää sinua varmistamaan poiston. Jos olet varma, klikkaa OK.
  4. Henkilö ei ole enää työtilan jäsen, eikä hän voi enää nähdä yksityisen työtilan sisältöjä tai toimia siellä.

Näin annat työtilan jäsenelle työtilan ylläpito-oikeudet (vain työtilan ylläpitäjät)

On hyvä, että työtilalla on aina vähintään kaksi ylläpitäjää. Tämä johtuu siitä, että työtilan hallinnointi ei ole silloin yhden henkilön varassa.

  1. Jos haluat antaa jollekin ylläpito-oikeudet, mene JÄSENET-välilehdelle ja etsi kyseisen henkilön henkilökortti.
  2. Klikkaa henkilökortin oikeassa reunassa olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä) ja valitse ”Aseta ylläpitäjäksi”.
  3. Henkilöllä on nyt ylläpito-oikeudet ja hänen henkilökorttinsa näkyy JÄSENET-välilehdellä "Ylläpitäjät" otsikon alla.

Näin lähetät työtilan jäsenille sähköpostia (vain työtilan ylläpitäjät)

Voit lähettää ylläpitämästäsi työtilasta viestejä kaikille työtilan jäsenille tai pelkille ylläpitäjille.

  1. Klikkaa työtilan nimen oikealla puolella olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä). Valitse ”Lähetä sähköpostia”. 
  2. Valitse haluatko lähettää sähköpostia työtilan kaikille jäsenille vai työtilan ylläpitäjille.
  3. Muokkaa halutessasi sähköpostin aihetta ja viestiä. Tähän viestiin tulee automaattisesti työtilan ja sinun nimesi.
  4. Klikkaa LÄHETÄ-painiketta.

Et voi tarkistaa lähettämiäsi viestejä työtilasta käsin. Viesti lähtee kuitenkin myös sinulle, joten voit tarkistaa viestit omasta sähköpostistasi.

Näin luot keskusteluaiheen (kaikki työtilan jäsenet)

Työtilan KESKUSTELU-välilehdellä voit luoda keskusteluaiheita ja niiden alle kommentteja ja vastakommentteja. Järjestys on se, että ensin luodaan aihe ja sen jälkeen kommentit. Keskustelu-toimintoa voi käyttää esimerkiksi asioiden yhteiseen kommentointiin tai vaikkapa jonkin haasteen ratkaisuideoiden keräämiseen.

  1. Mene KESKUSTELU-välilehdelle, ja klikkaa LISÄÄ AIHE -painiketta.
  2. Kirjaa aiheelle kuvaava nimi ja kuvauskenttään aihetta avaava napakka teksti. 
  3. Klikkaa TALLENNA-painiketta.
  4. Keskusteluaihe on nyt luotu, ja sen näkyy KESKUSTELU-välilehdellä. 
  5.  Jos haluat muokata aihetta, klikkaa aiheen nimen oikealla puolella olevaan Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä), ja valitse ”Muokkaa”.
  6. Tee haluamasi muokkaukset ja klikkaa TALLENNA-painiketta.
  7. Jos haluat poistaa luomasi keskusteluaiheen, valitse Lisätoiminnot-painikkeesta ”Poista”. Järjestelmä pyytää sinua vielä varmistamaan poiston – klikkaa OK.

Kommenttiaiheita voivat muokata ja poistaa aiheen luonut henkilö ja työtilan ylläpitäjät.

Näin luot kommentin ja vastakommentin (kaikki työtilan jäsenet)

  1. Jos haluat kommentoida tai esittää vastakommentin keskusteluaiheen sisällä käytävään keskusteluun, mene KESKUSTELU-välilehdelle ja klikkaa sen keskusteluaiheen otsikkoa, jonne haluat luoda kommentin.
  2. Olet nyt keskusteluaiheen sisällä, ja voit luoda uuden kommentin tai vastata olemassa olevaan kommenttiin.
  3. Jos haluat luoda uuden kommentin, klikkaa LISÄÄ KOMMENTTI -painiketta, ja kirjaa kommenttisi aukeavaa ikkunaan.
  4.  Jos haluat vastata olemassa olevaan kommenttiin, klikkaa kyseisen kommentin alapuolella olevaa VASTAA-painiketta, ja kirjaa vastakommenttisi.
  5. Jos haluat muokata tai poistaa kommentin tai vastakommentin, klikkaa kyseisen kommenttilaatikon oikealla olevaa Lisätoiminnot-painiketta, ja valitse joko ”Muokkaa” tai ”Poista”. 

Kommentteja ja vastakommentteja voivat muokata ja poistaa kommentit luonut henkilö ja työtilan ylläpitäjät.

Näin luot kansion (kaikki työtilan jäsenet)

Työtilan MATERIAALIT-välilehdellä voit tallentaa ja julkaista tiedostoja. Tiedostoille voi tehdä myös kansioita. Toistaiseksi kansiorakenne on yksitasoinen, eli et voi tehdä kansion sisälle toista kansiota. Kansiot eivät ole pakollisia, vaan voit tallentaa tiedostoja myös suoraan välilehden juureen. Tiedostoja voi siirtää kansiosta toiseen, joten voit halutessasi tuoda kaikki tiedostot kerralla ja järjestellä niitä sen jälkeen kansioihin. Videoupotukset ovat poikkeus, niitä ei voi siirtää kansiosta toiseen.

  1. Jos haluat luoda kansion, mene MATERIAALIT-välilehdelle, ja klikkaa LISÄÄ KANSIO -painiketta.
  2. Kirjaa kansiolle kuvaava nimi ja napakka kuvausteksti. Kuvausteksti ei ole pakollinen. 
  3. Klikkaa TALLENNA-painiketta.
  4. Kansio näkyy nyt MATERIAALIT-välilehdellä.
  5. Jos haluat muokata tai poistaa kansion, klikkaa kyseisen kansiolaatikon oikeassa reunassa olevaa Lisätoiminnot-painiketta, ja valitse ”Muokkaa” tai ”Poista”.

Kansioita voivat muokata ja poistaa kansion luonut henkilö ja työtilan ylläpitäjät.

Näin tallennat tiedoston - muut kuin videot (kaikki työtilan jäsenet)

Voit tallentaa työtilaan tiedostoja kahdella tapaa: tuomalla tiedoston a. LISÄÄ TIEDOSTO -painikkeen tai b. kansion Lisätoiminnot-painikkeen kautta. Voit tallentaa tiedostoja sekä MATERIAALIT-välilehden juureen että kansioiden sisälle. Järjestystä voi vaihtaa jälkikäteen.

  1. Jos haluat tuoda tiedoston välilehden juureen, mene MATERIAALIT-välilehdelle ja klikkaa LISÄÄ TIEDOSTO -painiketta. Jos haluat tallentaa tiedoston jonkin kansion sisälle, klikkaa kansion oikealla puolella olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä) ja valitse ”Lisää tiedosto” tai mene ensin kansion sisälle ja klikkaa siellä LISÄÄ TIEDOSTO -painiketta.
  2. Klikkaa aukeavasta ikkunasta ”Valitse tiedosto” -painiketta, etsi haluamasi tiedosto ja klikkaa ”Avaa” -painiketta. Huomaa, että voit tallentaa työtilaan vain alle 50 megatavun kokoisia tiedostoja.
  3. Kirjaa tiedostolle kuvaava otsikko eli tiedostonimi ja napakka kuvausteksti. Otsikko ja kuvausteksti eivät ole pakollisia. Jos et kirjaa mitään, tiedoston nimeksi tulee alkuperäisen tiedoston nimi.
  4. Klikkaa TALLENNA-painiketta.
  5. Tiedosto näkyy nyt MATERIAALIT-välilehden juuressa tai haluamassasi kansiossa.
  6. Jos haluat muokata tai poistaa tiedoston, klikkaa kyseisen tiedoston oikeassa reunassa olevaa Lisätoiminnot-painiketta, ja valitse ”Muokkaa” tai ”Poista”.

Tiedostoja voivat muokata ja poistaa tiedoston tallentanut henkilö ja työtilan ylläpitäjät.

Näin tallennat videoupotuksen (kaikki työtilan jäsenet)

MATERIAALIT-välilehdelle ei voi tallentaa videotiedostoja, mutta voit tallentaa sinne YouTube -upotuksia. Tämä tarkoittaa sitä, että käyt kopioimassa haluamastasi YouTubeen tallennetusta videosta jakolinkin ja tallennat sen.

  1. Mene MATERIAALIT-välilehdelle tai sinne kansioon, jonne haluat tuoda videoupotuksen.
  2. Klikkaa LISÄÄ VIDEO -painiketta.
  3. Avaa toisessa selainikkunassa tai selaimen välilehdellä haluamasi YouTube-video.
  4. Klikkaa YouTube-videon alapuolella olevaa JAA tekstiä, ja kopioi aukeavasta ikkunasta videon lyhyt linkkiosoite.
  5. Palaa takaisin TUOVIn ”Lisää video” -selainikkunaan / välilehteen, ja liitä kopioimasi linkki avokenttään, jonka yläpuolella lukee ”YouTube URL”. 
  6. Kirjaa Videolle otsikko ja kuvausteksti. Otsikko on pakollinen, kuvausteksti ei. Suosittelemme, että käytät otsikossa videon alkuperäistä otsikkoa. 
  7. Jos haluat muokata tai poistaa videoupotuksen, klikkaa kyseisen videoupotuksen oikeassa yläreunassa olevaa Lisätoiminnot-painiketta, ja valitse ”Muokkaa” tai ”Poista”.

Videoupotuksia voivat muokata ja poistaa upotuksen tallentanut henkilö ja työtilan ylläpitäjät.  Videoupotusten paikkaa ei voi vaihtaa. Jos haluat upotuksen toiseen kansioon, sinun täytyy käydä tuomassa se sinne uudestaan.

Näin siirrät tiedoston kansiosta toiseen (kaikki työtilan jäsenet)

Voit siirtää työtilassa olevia tiedostoja kansiosta toiseen. Kuka tahansa työtilan jäsen voi siirtää niitä. Ainoa poikkeus ovat videoupotukset (katso edellinen ohje). 

  1. Etsi tiedosto, jonka haluat siirtää. 
  2. Klikkaa tiedoston oikealla puolella olevaa Lisätoiminnot-painiketta, ja valitse ”Siirrä”.
  3. Valitse alasvetovalikosta se kansio, jonne haluat siirtää tiedoston tai jos haluat siirtää tiedoston MATERIAALIT-välilehden juureen, valitse valikosta kaksi pistettä.

Näin lähetät tiedostosta julkaisupyynnön (kaikki työtilan jäsenet)

Voit tehdä työtilaan tallentamastasi tiedostosta julkaisupyynnön, joka tarkoittaa sitä, että tiedosto julkaistaan julkisen puolen Aineistot-osion sivulla. Tiedosto näkyy silloin myös muille kuin kirjautuneille TUOVIn jäsenille. TUOVIn ylläpitäjät käsittelevät julkaisupyynnöt, ja päättävät siitä, onko tiedosto julkaisukelpoinen. 

  1. Etsi MATERIAALIT-välilehden juuresta tai kansioista tiedosto, josta haluat tehdä julkaisupyynnön. Huomaa, että julkaisupyynnön voi tehdä ainoastaan kuva- ja pdf-tiedostoille. Pyynnön voi tehdä työtilan ylläpitäjä tai henkilö, joka on tallentanut tiedoston.
  2. Klikkaa tiedoston oikealla puolella olevaa Lisätoiminnot-painiketta ja valitse ”Julkaise”. 
  3. Kirjaa napakka ja selkeä kuvaus siitä, mitä tiedostossa on.
  4. Valitse tiedostoon sopivat TUOVIn teemat alasvetovalikosta.
  5. Valitse sen jälkeen, millä AINEISTOT-sivulla haluaisit tiedoston julkaista. Vaihtoehtoja ovat: Alueellinen riskiarvio, Hyvät käytännöt, Oppaat ja ohjeet, Raportit ja selvitykset, Toimenpide- ja strategiaohjelmat, Turvallisuussuunnitelma ja Muu julkaisu.  
  6. Merkitse vielä, että sinulla on lupa tiedoston julkaisemiseen ja hyväksy TUOVIn julkaisuehdot. 
  7. Klikkaa LÄHETÄ-painiketta. Huomaa, että kaikki lomakkeessa olevat kentät täytyy täyttää ennen kuin pyynnön voi lähettää.
  8. Tiedoston julkaisupyyntö on nyt lähtenyt TUOVIn ylläpitäjille. He käsittelevät pyynnön mahdollisimman pian – viimeistään seuraavana arkipäivänä. 
  9. Kun pyyntösi on käsitelty, saat sähköpostiisi tiedon siitä, onko julkaisupyyntö hyväksytty. Jos pyyntö hyväksyttiin, tiedosto näkyy TUOVIn AINEISTOT-sivulla. 
  10.  Jos julkaistuun tiedostoon tulee myöhemmin päivityksiä, sinun pitää tallentaa päivitetty tiedosto MATERIAALIT-välilehdelle ja tehdä siitä uusi julkaisupyyntö.   
  11. Tärkeää! Mikäli haluat, että julkaistu tiedosto poistetaan AINEISTOT-sivulta, ota yhteyttä TUOVIn ylläpitäjiin osoitteella tuovi.sm(at)govsec.fi ja kerro heille asiasta. 

Tiedoston julkaisupyyntöjä voivat tehdä kyseisen tiedoston tallentaja ja työtilan ylläpitäjät.

Näin luot tehtävälistan (kaikki työtilan jäsenet)

Työtilan tehtävälistoja ja niiden alla olevia tehtäviä voi hyödyntää nimensä mukaisesti tehtävien organisointiin ja suorittamisen seuraamiseen. Tehtävälistoille voi luoda määräpäiviä ja yksittäisille tehtäville yhden vastuuhenkilön.

  1. Mene TEHTÄVÄT-välilehdelle ja klikkaa LISÄÄ TEHTÄVÄLISTA -painiketta.
  2. Kirjaa listalle kuvaava nimi ja halutessasi kuvaileva teksti. Nimi on pakollinen, kuvausteksti ei.
  3. Jos haluat, aseta tehtävälistalle määräpäivä. Se tarkoittaa, että kaikki tehtävälistan alla olevat yksittäiset tehtävät olisi tarkoitus saada valmiiksi tuohon määräpäivään mennessä. Yksittäisille tehtävälle ei voi asettaa määräpäivää. Aktivoi ”Tehtävälistalle on asetettu määräpäivä” ruutu, klikkaa alapuolelle ilmestyvää ”Määräpäivä” avokenttää, ja valitse haluamasi päivämäärä. Päivämäärää voi muuttaa jälkikäteen.
  4. Klikkaa TALLENNA-painiketta.
  5.  Jos haluat muokata tehtävälistaa, klikkaa tehtävälistan oikealla puolella olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä), ja valitse ”Muokkaa” tai ”Poista”. Muista tallentaa muutokset.

Tehtävälistoja voivat muokata ja poistaa listan luoja ja työtilan ylläpitäjät.

Näin luot tehtävän ja vastuutat sen (kaikki työtilan jäsenet)

Voit luoda tehtävän myös jonkun toisen tekemän tehtävälistan alle. Yksittäiselle tehtävälle ei voi asettaa määräpäivää, mutta voit asettaa sille vastuuhenkilön ja määrittää onko tehtävä kesken vai valmis.

  1. Mene TEHTÄVÄT-välilehdelle ja klikkaa itsesi sen tehtävälistan sisälle, jonne haluat luoda tehtävän. 
  2. Klikkaa LISÄÄ TEHTÄVÄ -painiketta.
  3. Kirjaa tehtävälle kuvaava nimi ja halutessasi kuvausteksti. Voit liittää vapaaehtoiseen kuvaustekstiin myös linkkejä.
  4. Jos haluat, voit tässä vaiheessa valita tehtävälle vastuuhenkilön eli tekijän. Kuvauskentän alapuolella on teksti ”Tehtävän toteuttaa” ja sen vieressä alasvetovalikko. Valikosta löytyvät kaikki työtilan jäsenten nimet sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä. Valitse haluamasi henkilö.
  5. Klikkaa TALLENNA-painiketta. 
  6. Tehtävälistan sisällä on nyt tehtävä. Jos vastuutit tehtävän jollekin, henkilö saa tiedon asiasta notifikaatioihinsa. 
  7. Jos haluat muokata tehtävää, klikkaa tehtävälaatikon oikeassa reunassa olevaa Lisätoiminnot-painiketta (ympyrä, jossa on kolme pistettä) ja valitse ”Muokkaa”. Muista tallentaa muutokset.

Tehtäviä voivat muokata ja poistaa tehtävien luoja ja työtilan ylläpitäjät.